En ces temps de restriction des contacts physiques,
apprenons à maitriser les webinaires
Elargissez votre communication en proposant des webinaires
Pourquoi organiser un webinaire ?
- Atteindre plus de monde, même en dehors de son territoire d’activité
- Faire participer des intervenants depuis différents lieux
- Gain de temps, pas de transport pour les intervenants ou les personnes
- Pas de soucis de gestion de salle
- Suivant l’outil utilisé, le nombre de participants peut aller jusqu’à des centaines
- Possibilité de l’enregistrer et de l’utiliser à nouveau pour toucher un nouveau public
Organisation d'un webinaire
Choisir un outil de webinaire
Commencez par vous demander quelle audience vous cherchez à toucher et combien de webinaires vous comptez réaliser. Vous pourrez alors comparer ces objectifs avec les performances offertes par chaque plateforme.
Les principaux outils de webinaire à votre disposition
De nombreux outils sont disponibles en ligne pour diffuser des webinaires. Ils présentent des fonctionnalités et des tarifs différents. Certains sont des outils de visioconférence. D'autres, plus spécialisés, sont dédiés à la gestion de webinaires. Comme pour n’importe quel outil, prenez le temps de regarder les différentes options avant de faire votre choix.
Nous vous présentons ci-après 8 outils parmi les plus utilisés.
Google Hangouts Meet
Application de la suite Google
- Organisation de visioconférences jusqu’à 25 personnes
- Partage d’écran possible
- Fonction de 'chat' intégrée : discussion par message pendant la visioconférence
- Possibilité de se joindre au webinaire par téléphone (numéro d'audioconférence dont l'appel est facturé au prix d’un appel standard)
- A cette exception près, le service est gratuit.
YouTube Live
Si vous êtes familier de YouTube, vous devriez vous retrouver très facilement dans l'utilisation de YouTube Live.
- Version "en direct" de cet outil diffusion sur Youtube, ou configuration pour une diffusion plus tard ;
- Partager d’écran ;
- Enregistrer la vidéo une fois terminée ;
- Avantage : la diffusion en direct permet des interactions sur le chat associé. La diffusion a posteriori permet à votre webinaire de durer dans le temps ;
Selon votre cible, possibilité de choisir qui peut avoir accès à la diffusion.
3 options sont proposées :
- Diffusion publique, accès pour tous les internautes ;
- Diffusion non répertoriée, la vidéo n’est pas affichée publiquement possibilité d’y accéder avec un lien ;
- Diffusion privée, accès uniquement sur invitation
Livestorm
Outil pensé spécifiquement pour la tenue de webinaires, complet avec de nombreuses fonctionnalités :
- Partie organisation (page d’inscription dédiée, mails d’invitation, mails de rappel, etc.) ;
- Pendant le webinaire (modules de sondage, de chat, de questions/réponses) ;
- Après le webinaire (mail de remerciement, diffusion du replay, etc.) ;
- Ergonomique, et ne nécessite pas d’installation, les participants suivent le séminaire en ligne ;
- Payant, 1 mois d’essai gratuit, tarif à partir de 89€/mois.
Outil historique et robuste pour les webinaires.
- Possibilité de plusieurs animateurs "sur scène" ;
- Possibilité de se répartir les rôles (présentateur, modérateur, etc.) ;
- Propose un lien d’inscription, les mails de rappel et le fait d’envoyer un fichier aux participants ;
- Obligation d’installer l’application sur leur ordinateur pour suivre votre webinaire.
- Payant, tarif à partir de 89€/mois
Acteur important pour organiser des webinaires ( "marketplace du webinaire")
- Nombreux webinaires sont disponibles et affichés sur le site ;
- Possibilité d’avoir son propre webinaire sur leur site >> coup de pouce non négligeable pour la communication ;
- Payant, tarifs affichés sont globalement assez élevés dus par l’accompagnement apporté par l’entreprise et l’importance de l’audience de l’outil.
A l'origine un outil de visioconférence très simple à mettre en place et à utiliser.
- Design épuré, prise en main facilité ;
- Gratuit jusqu'à 100 participants pour les visioconférences ;
- Pour les webinaires, formule payante, tarif à partir de 30€/ animateur et /mois ;
- Selon le plan choisi, vous pouvez y accueillir entre 100 et 10 000 spectateurs.
Cet outil est gratuit et très facile d’utilisation.
- Pas nécessaire de créer un compte, il suffit d’aller sur la plateforme ;
- Donnez un nom à votre meeting, suffisamment précis pour être sécurisé et surtout pour ne pas être parasité par un autre webinaire qui aurait lieu en même temps, puis cliquez sur 'go' ;
- Une fois que votre webinaire est lancé, cliquez sur ”Invite more people” et envoyez le lien à votre public ;
- Choix de prévenir par courriel ou sur les réseaux sociaux ;
- Fonctionnalité de partage d’écran, d’intervention.
Teams est une bonne application Microsoft pour organiser des webinaires avec davantage de fonctionnalités.
- Téléchargement de l’application : https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/download-app
- Tutoriel https://mssolutions.ca/teams-5-etapes-pour-un-webinaire-reussi/
Les règles pour préparer un webinaire
Quel thème ou sujet pour ce webinaire ?
Que souhaitez-vous que les participants apprennent et retiennent ?
Fixer ces objectifs pour présenter au mieux votre webinaire aux potentiels participants et de mesurer après-coup le succès de la session.
Quel est votre public-cible
Est-ce ouvert à tous ou réservé à certaines personnes ?
Les participants sont-ils un groupe homogène ou hétérogène ?
Suivant votre cible, imaginez leur semaine-type ou leur journée-type et identifiez le créneau qui a le plus de chance de s’insérer dans leurs agendas. Demandez à des personnes représentatives de votre cible les jours et heures les plus intéressants pour elles.
Pour le déroulement du webinaire :
- Quelle durée pour la présentation, pour l’animation ?
- Quelle place pour les questions réponses, après ou pendant ?
Créer une page dédiée au webinaire sur votre site internet avec un formulaire à remplir pour l'inscription.
Préparer un courriel de remerciement après inscription, et des courriels de rappel, une semaine avant, la veille et une heure avant le webinaire, par exemple.
Dans quel but ?
- Il n'y a pas de limite de places, mais une inscription à un webinaire est moins engageante que dans la vie réelle
- Prévoyez un taux d’absentéisme élevé, il peut atteindre 60 ou 70%
- D’où une communication large et suffisamment en amont - au moins 3 semaines à l'avance
- Les courriels, newsletter
- Les réseaux sociaux
- Votre site Internet
- Prévoir des rappels à l’approche de la date.
Un support permet aux personnes de garder un souvenir de votre intervention.
Comment passe votre visuel ? Vérifiez-le avec le partage d’écran.
Pourquoi deux supports différents ?
- Le premier est destiné à la diffusion pendant le webinaire : léger et visuel
- Le second permet d'entretenir la mémoire à l’issue du webinaire. Il peut reprendre les informations présentées à l’oral
- Clarifiez le timing et les rôles de chaque intervenant.
- Choisissez le cadre de votre intervention
- Pensez également à la présentation de l'écran, au cadrage et à l'éclairage de l'intervenant, aux informations visibles à l'écran : affiche, kakémono
- Prévoyez une personne chargée de régler les soucis techniques, de gérer les messages reçus, de donner la parole.
Votre attitude pendant le séminaire
De manière générale, animer une réunion ou une formation en ligne n’est pas facile et requiert une certaine habitude : il n’y a pas de participants face à vous, et il est plus difficile de percevoir les réactions de l'auditoire.
Conseils pour animer un webinaire
- Commencez par poser le cadre et les règles du jeu
- Présentation : vous et éventuellement sa structure
- Détaillez-le(s) objectif(s) et les thèmes du webinaire
- Indiquez le planning et le temps qu’il est censé durer
- Indiquez la manière dont il va se dérouler
- Vérifier que le son de votre micro est satisfaisant
- Fermez tous les appareils, mettez votre portable en mode avion
- Désactivez vos notifications pour ne pas vous laisser distraire
- Parlez clairement et distinctement
Après votre webinaire, ce n’est pas ternimé
- Profitez de cet évènement pour suivre les inscrits et les participants afin d’aller plus loin dans votre communication avec eux
- Assurez un suivi par mail avec des courriels automatisés, par téléphone pour avoir un retour de leur part
- Continuez d’interagir avec eux et savoir s’ils ont des questions ou des besoins auxquels vous pourriez répondre
- Mettre en place sur votre site web les éléments pour permettre à vos visiteurs de retrouver l'enregistrement du webinaire.
Organiser un webinaire : les grandes étapes
- Choisir une solution de webinaire
- Définir un thème, des objectifs, une cible
- Définir une date et une heure
- Créer une page et des boutons pour l’inscription
- Promouvoir le webinaire
- Exécuter le webinaire
- Télécharger l’enregistrement sur la page de remerciements
- Créer un message pour diffuser l'enregistrement du webinaire
- Envoyer un courriel de suivi aux inscrits et participants
- Contacter les participants présentant un intérêt pour votre activité
Répondez aux questions
Préparez vous soigneusement