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Organiser une rencontre entre médiateurs institutionnels d'un département

Claude Roussel-Brun a organisé en 2020 une réunion entre les différents médiateurs institutionnels de son département du Val de Marne *. Elle nous dévoile le rétro planning pour une bonne réalisation de cet heureux événement, une grande première dans son département.

Rétro planning d’une rencontre entre médiateurs institutionnels d'un département

  • M-5 : Définir les partenaires visés, l’ampleur souhaité pour la manifestation, le nom de cette initiative, en précisant qu’elle intervient dans le cadre de la Semaine de la médiation. Constituer un groupe de préparation si besoin. Se faire aider a minima durant le dernier mois ou les derniers jours et surtout le Jour J.
  • M-5: Faire connaitre à l’Exécutif (Président ou Maire) et au DG l’organisation de cette initiative. Négocier les aspects matériels (salle, accueil café, soutien en personnel, ...). Proposer qu’un courrier de l’Exécutif soit remis aux participants le jour J (si besoin le rédiger).
  • M-5: Arrêter une date avec vos partenaires incontournables, leur faire confirmer votre liste en leur demandant d’ajouter les autres partenaires souhaités et les coordonnées en leur possession.
  • M-5: Réserver une salle en fonction de la forme que vous souhaitez donner à votre initiative. Anticiper les éventuelles restriction de nombre, distance, ...
  • M-5 : Réserver les moyens logistiques : tables, chaises, accueil café, panneaux d’affichage, vidéo projecteur, micros, enregistrement des débats, visio-conférence, photographe, ... (en fonction de l’importance de l’initiative et de la visibilité médiatique souhaitée), support de communication de la Collectivité (stylo, bloc note avec logo...) des exemplaires de la communication de votre Collectivité : flyer, affichettes que vous utilisez déjà pour vous faire connaitre de la population. Demander confirmation avant M-4.
  • M-4: Adresser un mail à tous les partenaires repérés pour les inviter et leur demander de réserver cette date. Leur demander des idées d’autres partenaires à inviter. Là aussi demander les coordonnées pour gagner du temps et élargir le réseau. En profiter pour mettre à jour les contacts si des modifications ont eu lieu depuis N-1. Bien préciser lieu et horaires ainsi que modalités : par exemple chacun à X mn pour présenter son bilan d’activité ou des points forts sur lequel il souhaite échanger, nombre de places par institution, ...
  • M-3: Dresser la liste des partenaires qui ont confirmés leur présence et relancer par mail ceux qui n’auraient pas répondus.
  • M-2: Relancer par téléphone et par mail et en mettant en copie leur hiérarchie si connue.
  • M-2: S’assurer que les accords sur les demandes logistiques sont toujours d’actualité.
  • M-1: Rappel à tous les partenaires de la tenue de cette initiative et des modalités d’intervention et d’accès (préciser nom de la salle, mode d’accès en transport en commun, parking, ...) Préciser qu’ils peuvent/doivent amener leurs supports d’intervention sur clefs USB et/ou support papier. Rappeler les protocoles éventuels pour rassurer les participants.
  • M-1: Récupérer le courrier de bienvenue de l’élu.
  • M-1: Finaliser votre intervention et les supports visuels (power point dynamique, suffisamment visible de loin en fonction de votre salle : ce point est très souvent minoré et empêche les présents de participer). Rédiger un questionnaire d’évaluation et de proposition pour préparer N+1.
  • M-1: Editer votre rapport annuel et les documents que vous souhaitez remettre. Récupérer les objets et documents de communication.
  • J-20: Réaliser les pochettes que vous remettrez sur place en y ajoutant le courrier de bienvenue de l’Exécutif.
  • J - 20: Faire un point avec les intervenants logistiques.
  • J - 7: Faire un mail de rappel à tous les partenaires en demandant confirmation de leur présence et les noms de ceux qui les accompagneront.

Faire un essai avec les participants qui seraient en visio-conférence.

Tester le son et les projections dans la salle, adapter le power point si besoin.

  • J-5 à J-1: Rappeler ceux qui n’auraient pas répondu.

Préparer la liste d’émargement, porte-nom (visibles de loin), les flèches directionnelles.

  • J-1: Veiller à l’installation de la salle selon vos besoins.
  • J-2 à J+2 : Récupérer toutes les interventions en version dématérialisée en indiquant que chacun recevra de ce fait très vite après l’initiative les interventions des autres intervenants.
  • Jour J: Installer les fléchages, disposer les portes nom ou les remettre lors de l’émargement si placement libre. Mettre en place votre matériel et l’équipe qui vous accompagne pour garantir un accueil fluide. Organiser l’émargement et la remise des dossiers et du questionnaire en insistant sur la nécessité de le rendre sur place ou le jour suivant.

Soyez à l’entrée de la salle pour accueillir vos partenaires.

Rester Zen !!!...

  • J + 1 : Faire savoir à l’Exécutif le nombre de participants et votre bilan de cette initiative. Annoncer la date de la prochaine !
  • J + 3 : Partager avec les présents et les excusés toutes les documents qui vous ont été remis par voie dématérialisée. Remercier chacun et adresser le questionnaire si pas remis ou récupéré sur place. Eventuellement transférer les photos prises ce jour, notamment La photo prise de l’ensemble des participants (si possible à une pause pour avoir le maximum de présents).
* Liste indicative des participants
Médiateurs Conseil Régional, Départemental, Communes, Inter co, Agglo, CAF, CNAV, CPAM, MSA, Pôle Emploi, Education nationale, Hopitaux, Transport, Eau, Bailleurs sociaux, Conciliateurs de justice, Conciliateur fiscal
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